Compliance
WWFT en dossiercontrole
Leg controles, signaleringen en vervolgacties vast binnen hetzelfde dossierritme, zodat
poortwachterstaken minder los van de praktijk komen te staan.
Wat u ziet
Controlepunten, broninformatie en opvolging in dezelfde flow als het dossierwerk.
- Minder losse WWFT-administratie naast het dossier
- Meer aantoonbaarheid van controles en opvolging
- Rustiger overdracht tussen medewerker en notaris
Relaties
Relaties en partijen
Werk met complete relatiecontext, zodat intake en dossieropbouw minder afhankelijk worden van losse
overdracht.
Wat u ziet
Partijen, rolverdeling en dossierkoppelingen in één overzicht.
- Minder dubbel invoeren van partijgegevens
- Snellere intake met complete context
- Minder overdrachtsverlies tussen teamleden
Workflow
Workflow en dossierdetail
Volg dossiers van intake tot afronding met dezelfde status, afspraken en signalen voor iedereen die
eraan werkt.
Wat u ziet
Werkstadia, blokkades en open acties zonder losse lijstjes ernaast.
- Sneller zien wat vandaag echt aandacht vraagt
- Minder zoeken naar de volgende stap per dossier
- Meer voorspelbaar tempo in het team
Uren
Uren en declaraties
Laat registratie en verantwoording aansluiten op het echte dossierwerk in plaats van er los naast te
blijven lopen.
Wat u ziet
Tijd, dossiercontext en declaratievoorbereiding dichter bij elkaar.
- Minder achteraf reconstrueren van tijd
- Strakkere aansluiting tussen werk en verantwoording
- Meer grip op productiviteit zonder extra spreadsheetlaag
Financieel
Financieel en register
Breng financiële stappen, repertorium en rapportage dichter naar de dagelijkse werkstroom van het
kantoor.
Wat u ziet
Registratie, rapportage en controlepunten zonder losse administratieve omweg.
- Minder onderbreking tussen dossier en verantwoording
- Meer samenhang tussen voortgang en financiële basis
- Snellere reviewmomenten voor kantoorleiding
Bronnen
Integraties en bronnen
Raadpleeg BRP, CDR, DNI, signalering en andere bronnen zonder telkens uit het dossierritme te vallen.
Wat u ziet
Controles dichter op het moment waarop ze echt besliskracht moeten geven.
- Minder contextwisselingen tussen bron en dossier
- Meer aantoonbaarheid binnen dezelfde flow
- Sneller bepalen wat klaar is voor de volgende stap
Ondersteuning
Voorbereiden onder menselijke regie
Zet samenvatten, terugvinden en eerste dossiervoorbereiding in waar het team daar klaar voor is, met
duidelijke reviewstappen en zonder black box-oordeel.
Wat u ziet
Context, suggesties en voorbereidend werk gekoppeld aan het dossier en zichtbaar voor
review.
- Minder tijd kwijt aan terugvinden van dossiercontext
- Snellere voorbereiding voor review en opvolging
- Beoordeling en besluitvorming blijven menselijk
Productie
Productie en archief
Ondersteun documentproductie, archief en teamwerk vanuit hetzelfde productoppervlak, zodat afronding
minder blijft hangen.
Wat u ziet
Documentstroom, archivering en teamafspraken in het verlengde van het dossier.
- Minder blijven hangen tussen concept en afronding
- Meer ritme tussen productie en review
- Betere overdraagbaarheid wanneer meerdere mensen meewerken
Leren
Leren en bekwaamheid
Vakbekwaamheid, leerpaden en uitleg voor (zij-instromende) medewerkers, plus
software-tutorials — in hetzelfde platform als het dossierwerk.
Wat u ziet
Leerpaden, begrippen, oefencasussen, AI-tutor, dagelijkse herhaling en een
PE-dashboard voor het hele kantoor.
- Zij-instromers zelf opleiden tot aantoonbare bekwaamheid
- Kennis op peil met dagelijkse herhaling en leersuggesties
- PE-overzicht en eigen leerbeheer voor kantoorleiding
Cliëntportaal
Digitale cliëntintake
Laat cliënten zelf starten, hun gegevens aanleveren en stukken uploaden in een begeleide dialoog,
zodat uw team een ingevuld dossier beoordeelt in plaats van het uit te vragen.
Wat u ziet
Zelfstart, uitnodiging per e-mail, begeleide intake en documentupload, met een
beoordelingsscherm waarin het kantoor per onderdeel goedkeurt of terugstuurt.
- Minder heen-en-weer mailen om gegevens compleet te krijgen
- Cliënt levert aan op het moment dat het hem uitkomt
- Beoordeling en vrijgave blijven bij het kantoor
Overstap
In één keer over
Relaties, dossiers, repertorium, documenten, facturen en uren verhuizen in één overgang mee
— geen tussenperiode waarin u twee systemen bijhoudt. De migratie draait eerst als proef,
zodat u de uitkomst ziet voordat er iets wordt weggeschreven, en blijft daarna terug te
draaien.
Wat u ziet
Per bronregel wat er gaat gebeuren — aanmaken, bijwerken, overslaan of een conflict met
de reden erbij — in een proefronde die zo vaak herhaald mag worden als nodig.
- Eén overgang, geen dubbele administratie
- Eerst zien wat er gebeurt, dan pas doorvoeren
- Wij voeren de migratie uit, niet uw secretariaat
Nalatenschappen
Nalatenschappen en boedelafwikkeling
Voer boedeldossiers met erfgenamen, inventaris en schulden in dezelfde omgeving als het overige
dossierwerk, inclusief de rekentools die bij afwikkeling horen.
Wat u ziet
Nalatenschapsdossiers met erfgenamen, inventaris, schulden en taken, plus rekentools en
de route naar de verklaring van erfrecht.
- Boedelwerk niet meer in losse spreadsheets naast het dossier
- Erfgenamen, vermogen en schulden in één overzicht
- Specialistische rekentools binnen handbereik
Keten
Verwijzingen en ketensamenwerking
Houd doorverwijzingen van en naar andere kantoren bij met status en opvolging, en werk met
partijen en ketenpartners aan voorbereidende stukken zonder dat versies gaan zwerven.
Wat u ziet
Verwijzingen met status en opvolging, en een gedeelde werkruimte waarin onderhandse
stukken worden becommentarieerd met versiebeheer, rechten en logboek.
- Minder verwijzingen die stilvallen zonder opvolging
- Eén actuele versie in plaats van bijlagen over en weer
- Zichtbaar wie wat wanneer heeft gewijzigd
Agenda
Agenda en planning
Plan afspraken en passeermomenten in samenhang met het dossier, met koppeling naar de agenda die
uw kantoor al gebruikt.
Wat u ziet
Planning per medewerker en per dossier, met tweerichtingskoppeling naar Outlook.
- Afspraken en dossiervoortgang niet meer los van elkaar
- Geen dubbele agenda naast uw bestaande
- Sneller zien wat een passeermoment nog blokkeert
Communicatie
E-mail en dossierkoppeling
Koppel inkomende en uitgaande e-mail aan het juiste dossier, zodat correspondentie vindbaar
blijft voor iedereen die eraan werkt in plaats van in één postvak.
Wat u ziet
E-mailcentrum met dossierkoppeling en een Outlook-invoegtoepassing om vanuit uw mailbox
aan een dossier te hangen.
- Correspondentie vindbaar buiten het persoonlijke postvak
- Minder overdrachtsverlies bij vakantie of ziekte
- Werken vanuit Outlook blijft mogelijk
