Per onderdeel leest u wat Sigillum uitvoert, wat het voorstelt en wat u zelf beoordeelt. Vraagt een onderdeel een aansluiting of een instelling van uw kantoor, dan staat die voorwaarde erbij.
De rode draad: partijen, koopsom en passeerdatum legt uw kantoor één keer vast, en ze komen terug in het dossier, in het invulformulier van de akte en in de nota. Hoe uw gegevens beveiligd zijn en hoe u overstapt, leest u op Veiligheid en Overstappen.
Het overzicht waarmee uw team de dag begint.
Alle dossiers per fase, van intake tot gepasseerd, met tellers voor de openstaande dossiers, de passeringen van deze week en de achterstand. Per dossier ziet u de geplande passeerdatum en hoeveel partijen compleet zijn. Filteren kan op type, status en medewerker.
Stappen, controles, documenten, akten en correspondentie staan bij het dossier. Bij een nieuw dossier meldt Sigillum het als een partij al in een ander dossier voorkomt, zodat u een mogelijke belangenverstrengeling kunt beoordelen.
Verlopen termijnen en openstaande controles komen kantoorbreed in één lijst, gesorteerd op ernst. Sigillum verzamelt ze automatisch; u wijst ze toe aan een medewerker en handelt ze af.
Afspraken en passeermomenten per medewerker en per dossier, met spreekkamers en een melding bij dubbele boekingen.
Koppeling met Outlook na inrichting van de Microsoft 365-koppeling van uw kantoor.
Eén oordeel per dossier, met de reden erbij.
Sigillum zet per dossier stappen, partijen, stukken van ketenpartners, Wwft-onderzoek, identificatie en derdengelden onder elkaar. Wat niet vast te stellen is, staat op oranje. Het slechtste licht bepaalt het oordeel.
Staat een dossier op rood, dan blokkeert Sigillum passeren, ondertekenen, de minuut definitief maken en derdengelden uitbetalen. De notaris kan afwijken, met een schriftelijke reden die in het logboek komt.
Wat er binnenkomt, en wat u opvraagt.
U voegt makelaar, bank of adviseur toe aan het dossier. Sigillum vraagt aflosnota, koopovereenkomst of volmacht op wanneer het dossier daaraan toe is, en stuurt een herinnering als het stuk uitblijft. De ketenpartner ziet de voortgang en levert aan via een link, zonder account en zonder inhoud van het dossier.
Sigillum leest partijen, object, koopsom en datums uit een koopovereenkomst met een tekstlaag. U controleert de gegevens; daarna maakt Sigillum een leveringsdossier met stappen, controles en een concept-nota van afrekening.
Een gescande koopovereenkomst zonder tekstlaag kan Sigillum niet lezen.
Inkomende post laadt u op. Sigillum stelt op basis van vaste regels een dossier voor; een medewerker koppelt het stuk en handelt het af.
Inkomende en uitgaande e-mail komt bij het juiste dossier, zodat collega's de correspondentie terugvinden. Sigillum koppelt een e-mail met een dossiernummer automatisch; de rest komt in een lijst om te beoordelen.
Na koppeling met Microsoft 365.
Per kantoor aan te zetten. Komt een stuk via het cliëntportaal binnen, dan zet Sigillum de stappen die daarbij horen klaar; een medewerker bevestigt ze. Bij een nieuwe fase staat er een concept voor de cliënt klaar, dat pas na uw akkoord verstuurd wordt. Elke actie staat in een logboek.
Begint bij een upload in het cliëntportaal; dat werkt zodra het voorbereide inloggen met iDIN aanstaat.
Uw kantoor deelt en beheert conceptstukken in één werkruimte, als Word-document, met versies, rechten per deelnemer, vastzetten en een logboek van wijzigingen.
Uw oordeel als poortwachter, vastgelegd bij het dossier.
U kiest een vereenvoudigd of volledig onderzoek en werkt de stappen af: cliëntgegevens, identificatie, uiteindelijk belanghebbenden en de transactie. Een contante betaling boven de wettelijke grens wordt niet opgeslagen.
Sigillum controleert partijen op sanctielijsten en politiek prominente personen, en herhaalt die controle elke nacht. Een mogelijke treffer blijft openstaan tot een medewerker hem beoordeelt.
Sigillum legt vast wie wat wanneer deed in het onderzoek. Een melding aan de FIU bereidt u voor in Sigillum; het goAML-bestand uploadt u zelf in het portaal van de FIU.
Van model tot getekende minuut.
U kiest een dossier en een model van uw kantoor. Gegevens uit het dossier staan in het invulformulier, met bij elk veld de herkomst. Sigillum maakt concept, minuut, afschrift, uittreksel en Kadasterexemplaar in Word en PDF, en stelt het volgende repertoriumnummer voor.
Aflijnen, slotverklaring en aanhechtingen zitten in de editor. De Nederlandse spellingcontrole draait op onze eigen server; er gaat geen aktetekst naar een externe dienst.
Elke opslag in de tekstverwerker is een nieuwe versie met een eigen digitale vingerafdruk, en twee versies legt u naast elkaar: de verschillen staan als wijzigingen in de tekst. Documenten in het documentbeheer zijn per versie aan de vorige gekoppeld; een maandelijkse controle meldt het als die keten breekt.
De getekende minuut uploadt u in het archief. Sigillum legt een vingerafdruk en een tijdstempel vast en bewaart het document als PDF/A.
Een vraag over wet, rechtspraak, tuchtrecht of Kamerstukken krijgt een antwoord met elke bron erbij. Daarna controleert Sigillum of elke aangehaalde uitspraak en elk Kamerstuk uit die bronnen komt en of een wetsartikel met een bekende wetsafkorting bestaat; een afwijking staat boven het antwoord. Er gaan geen dossiergegevens mee, en een vraag met herkenbare persoonsgegevens, zoals een BSN, een adres of een naam met aanhef, wordt geweigerd.
Registratie naast het dossierwerk.
Tijd schrijven op een dossier, met een timer, en declaraties voorbereiden uit de geschreven uren.
Een concept-nota van afrekening vanuit het dossier, een overzicht van derdengelden en het klaarzetten van betaalopdrachten. Uitbetalen kan niet zolang het dossier op rood staat.
Een afschriftenregister, rapportages voor de kantoorleiding en de kengetallen voor het BFT, die u zelf invult. Sigillum houdt een repertoriumregistratie bij. Aanleveren aan het CDR doet u met uw huidige systeem.
Boedeldossiers in dezelfde omgeving als het overige werk.
Per nalatenschap erfgenamen, bezittingen, schulden en taken, met rekenhulpen voor de afwikkeling en de route naar de verklaring van erfrecht.
U raadpleegt het CTR zelf en legt de uitkomst vast in het dossier.
De kant die uw cliënten zien.
Uw cliënt logt in met een persoonlijke link per e-mail en plant een afspraak. Nabestaanden en ketenpartners hebben een eigen ingang. Het portaal is er in zeven talen.
Dossier volgen en stukken uploaden kan zodra het voorbereide inloggen met iDIN aanstaat.
Meer over het cliëntportaalUw kantoor zet per aktetype aan wat het online aanbiedt, met een tarief, en kan het aanbod pauzeren. Een afspraak boeken en een afschrift aanvragen kunnen cliënten zonder account.
Meer over zelfbedieningInwerken en bijblijven in hetzelfde systeem.
Leerpaden voor medewerkers, kandidaat-notarissen en zij-instromers, met een begrippenbank, oefencasussen en kennistoetsen. Wie een leerpad afrondt, krijgt een certificaat met een eigen nummer.
Een overzicht van wie waarvoor bekwaam is, dagelijkse herhaling van begrippen en een PE-overzicht voor het hele kantoor. Uw kantoor beheert zelf begrippen, casussen en leerpaden.
Opent een medewerker een onderdeel waar een leermodule bij hoort, dan stelt Sigillum die leermodule voor. De suggestie is weg te klikken.
De tutor antwoordt alleen met verwijzingen naar de bronnen die hij heeft meegekregen. Een antwoord zonder verwijzing houdt Sigillum tegen voordat de medewerker het ziet.
Beschikbaar zodra er een verwerkersovereenkomst is met een taalmodelleverancier binnen de Europese Economische Ruimte.
De stand van vandaag.
Sigillum kan een concepttekst voorstellen, een samenvatting maken en gegevens uit documenten lezen. Een voorstel is gemarkeerd en komt nooit vanzelf in een akte; u neemt het over of wijst het af.
Deze functies staan voor kantoren uit zolang er geen verwerkersovereenkomst is met een taalmodelleverancier binnen de Europese Economische Ruimte.
Gegevens uit het Handelsregister van de KvK en de sanctie- en PEP-screening werken rechtstreeks vanuit het dossier. BRP, Kadaster, CTR, CDR en ECH zijn nog niet aangesloten, en gekwalificeerd digitaal ondertekenen ook niet. In Sigillum ziet u per koppeling de actuele stand.
Een proef op een export van uw eigen gegevens, waarin u per regel ziet wat er gebeurt.
Lees hoe een overstap verlooptWerkplekken voor onder meer estate planning, executele, ondernemingsrecht, bedrijfsopvolging, de IT-notaris, agrarisch en internationaal notariaat. Specialisaties zijn op aanvraag beschikbaar: we zetten ze aan na een gesprek over uw praktijk.
Bekijk de specialisatiesIn een demonstratie beginnen we bij het werk waar uw team nu de meeste tijd aan kwijt is.
