Als notaris draagt u de geheimhoudingsplicht van art. 22 Wna en de poortwachtersrol uit de Wwft, ook wanneer u software gebruikt. Hier leest u hoe Sigillum is opgezet: waar uw gegevens staan, wie erbij kan, wat er wordt vastgelegd en waar de software ophoudt en uw oordeel begint.
Beveiliging gaat bij ons voor. Elke maand controleren we de beveiliging van het platform. Een beveiligingsupdate brengen we uit zodra hij nodig is, zonder te wachten op de nieuwe versie die elke vier maanden verschijnt.
Een notariskantoor beheert gegevens waar niemand anders bij mag. Daarom is beveiliging bij Sigillum het uitgangspunt. Wij gaan er bovendien van uit dat er ooit iets mis kan gaan, ook bij de beste techniek. Daarom regelen we niet alleen dat we het voorkomen, maar ook dat we het snel merken, dat u kunt doorwerken en dat we het herstellen. Dit is wat u bij de eerste oplevering van ons krijgt.
Bij elke vraag aan de database wordt gecontroleerd bij welk kantoor iemand hoort. Is er geen kantoor gekozen, dan ziet die persoon niets.
Wie wat deed, wordt bijgehouden. Elke regel krijgt een controlegetal, zodat een wijziging achteraf opvalt.
Onze mail is ondertekend. Een mail die zich voordoet als Sigillum maar niet van ons komt, wordt door de ontvanger geweigerd. Dat helpt tegen phishing en tegen fraude met nagemaakte mails.
Op de vaste plek waar beveiligingsonderzoekers zoeken (security.txt) en op deze pagina staat hoe iemand een zwakke plek bij ons meldt. Elke melding beantwoorden we.
Cliënten hebben een apart portaal en loggen in met iDIN. Pas dan zien ze hun dossier. In uw werkomgeving komen ze nooit.
Sigillum is SaaS: u en uw medewerkers werken in de browser, zonder eigen server en zonder installatie op de werkplekken. Beheer, updates en beveiligingspatches regelen wij. Vanaf de start van uw kantoor staan uw gegevens in een Nederlands datacenter, bij een Nederlandse hostingpartij.
De verhuizing naar dat datacenter loopt nog. De actuele stand leest u bij onze leveranciersgegevens.
Elk kantoor ziet uitsluitend de eigen dossiers. Sigillum dwingt die scheiding af bij elke vraag aan de database: vergeet een scherm te filteren, dan toont het niets, en niet de gegevens van een ander kantoor.
Notaris, kandidaat-notaris, medewerker en kantoorbeheerder krijgen elk de rechten die bij hun werk horen. Uw kantoor bepaalt wie welke rol heeft.
Na vijf mislukte inlogpogingen blokkeert Sigillum het account een kwartier. Wie inlogt, gebruikt naast het wachtwoord een code uit een authenticator-app. Een gestolen wachtwoord alleen is dus niet genoeg.
Cliënten, erfgenamen en ketenpartners gebruiken een apart portaal en zien daar alleen wat voor hen is bedoeld. Uw werkvoorraad, notities en andere dossiers blijven buiten beeld.
Sigillum legt gevoelige handelingen vast: wie wanneer inlogde, wie wat deed in het cliëntonderzoek, wie een afschrift verstrekte. Zo kunt u het laten zien aan uw eigen kantoor en aan een toezichthouder.
Documenten in het documentbeheer krijgen per versie een digitale vingerafdruk die aan de vorige versie is gekoppeld. Verandert iemand buiten het systeem om iets, dan breekt die keten. Een maandelijkse controle meldt dat. Elke opslag in de tekstverwerker krijgt een eigen vingerafdruk. Bij de getekende minuut legt Sigillum een vingerafdruk en een tijdstempel vast.
Werkt u met eisen uit NEN 7510, ISO 27001 of een eigen beveiligingsbeleid, dan leggen we die naast onze opzet en laten we zien waar het past en waar niet.
Software kan structureren, voorinvullen en signaleren. Of een akte kan passeren, of een cliëntonderzoek volstaat en of u een transactie meldt, blijft uw oordeel. Sigillum is gebouwd om dat oordeel te ondersteunen, niet om het over te nemen.
Tekst die AI voorstelt, staat gemarkeerd tot u hem accepteert of afwijst; een voorstel komt nooit vanzelf in een akte. Voor de AI-functies gebruikt Sigillum vandaag een taalmodel van een Amerikaanse leverancier: tekst die u aan zo'n functie aanbiedt, wordt daar verwerkt. Wij zeggen toe dat we met u bespreken of u die functies inzet en welke gegevens daarbij uw kantoor verlaten, voordat u ze gebruikt. Die afspraken komen in de verwerkersovereenkomst, die nog in voorbereiding is. Tot het taalmodel aantoonbaar binnen de Europese Economische Ruimte verwerkt, staan de AI-functies die persoonsgegevens verwerken voor kantoren uit.
Uw plicht onder art. 22 Wna blijft dezelfde. Daarom is de toegang per kantoor en per rol begrensd, en komt een cliënt alleen bij wat voor hem bestemd is.
Kernvragen die u vastlegt, sanctie- en PEP-screening die u beoordeelt, en een logboek per onderzoek. Sigillum helpt u uw poortwachtersrol aantoonbaar te vervullen; de afweging blijft bij u.
Voordat u kiest, wilt u de afspraken op papier. De verwerkersovereenkomst en de geheimhoudingsverklaring zijn in voorbereiding; we streven ernaar dat ze bij de eerste oplevering klaarliggen. De actuele stand, de leveranciersketen en wat er gebeurt als u ooit vertrekt, leest u op de pagina veiligheid en compliance.
Vindt u een zwakke plek in Sigillum, meld die dan aan info@sigillum.nl: wat u deed en wat u zag. Bekijk of wijzig geen gegevens van anderen en maak niets stuk. Wij laten u weten dat wij uw melding hebben ontvangen en wat wij ermee doen. Het adres staat ook in security.txt, de vaste plek waar onderzoekers het zoeken.
