Sigillum is software voor notariskantoren die onder personeelsdruk grip willen houden op werkvoorraad, dossiersturing, WWFT-gerelateerde controles en productie. Zo blijft werk minder hangen tussen mensen, systemen en losse lijstjes, terwijl digitale ondersteuning inzetbaar blijft onder menselijke regie.
Sigillum ordent werk, controles en voortgang zodat teams sneller beslissen en minder hoeven te herstellen.
De publieke dossierstart sluit nu direct aan op dezelfde rustige, zorgvuldige lijn als de rest van de site: eerst kiezen wat u wilt regelen, daarna het juiste kantoor en pas dan de contactgegevens voor een veilige vervolgstap.
Voor trajecten die zich daarvoor lenen, kan een cliënt of verwijzer nu rechtstreeks via de publieke site starten. Sigillum zorgt dat de aanvraag meteen in de juiste context bij het gekozen notariskantoor terechtkomt.
1.181 notarissen passeerden in 2025 ruim 2 miljoen akten — een record — terwijl het aantal notarissen daalt en de dubbele vergrijzing elke zaak zwaarder maakt (KNB, maart 2026).
29,7% van de bedrijven zet inmiddels automatisering of AI in tegen personeelstekort — het heeft aantrekkelijk werkgeverschap verdrongen als oplossing nummer één (CBS).
Kopers, makelaars en adviseurs moeten bellen voor status, en aflosnota's laten bij banken twee tot vier weken op zich wachten. Elk van die telefoontjes komt terecht bij medewerkers die u juist op dossiers nodig heeft.
Losse AI-tools adverteren met "+1 FTE zonder vacature", maar staan náást uw dossiersysteem. De wens uit de beroepsgroep is duidelijk: die ondersteuning hoort ín het pakket, AVG-veilig en met audit-trail. Met de digitale akte en elektronische volmacht als wettelijke rugwind levert Sigillum daarom op vier plekken aantoonbare tijdwinst.
Een stuk komt binnen, wordt herkend, de workflowstap vinkt zichzelf af en de juiste brief gaat automatisch uit. Het dossier rijdt zichzelf en piept alleen wanneer menselijk oordeel nodig is — met volledige audit-trail.
Makelaars, adviseurs en banken zien zelf de status in plaats van te bellen, en het systeem vraagt aflosnota, koopovereenkomst en volmacht zelf op — met rappel wanneer een reactie uitblijft.
Eén overzicht per dossier dat groen, oranje of rood zegt over narecherche, registers, WWFT, stukken, gelden en bewaring. Het verschil tussen hopen dat niets vergeten is en zekerheid.
De koopovereenkomst als PDF erin; partijen, object, prijs en datums worden herkend en het dossier met intake staat vooringevuld — met menselijke controle boven elke overname.
Het personeelstekort vraagt om meer dan automatisering alleen. Daarom zit er een volledige leeromgeving ín het pakket: leerpaden per rol, een begrippenbank en oefencasussen, kennistoetsen met certificaten, praktijkbeoordeling, dagelijkse herhaling, een AI-tutor onder menselijke regie, een PE-dashboard voor het hele kantoor en software-tutorials. Zo leidt u zij-instromers zelf op, in het werkritme van het kantoor.
Leerpaden per rol — van kernbegrippen en oefencasussen tot praktijkbeoordeling — maken nieuwe collega's stap voor stap inzetbaar op echt dossierwerk.
Kennistoetsen, certificaten en een bekwaamheidsmatrix laten zien wie waarvoor inzetbaar is — en wanneer het tijd is om bekwaamheid opnieuw aan te tonen.
Dagelijkse herhaling, leersuggesties en een AI-tutor die uitleg geeft op het moment dat een vraag speelt — zonder dat het team uit de dossierstroom valt.
Een kantoorbreed PE-dashboard, eigen beheer van begrippen, casussen en leerpaden, en software-tutorials waarmee nieuwe collega's ook het pakket zelf snel leren.
Een eerste demo gaat niet alleen over schermen. Kantoren willen meestal ook weten hoe Sigillum omgaat met art. 22 Wna geheimhouding, AVG/GDPR, verwerkersafspraken, DPIA, logging en de randvoorwaarden rond WWFT, BIO en NIS2.
Het doel is concreet: minder tijd kwijt aan zoeken, schakelen en herstellen, en meer grip op wat vandaag echt verder moet.
Begin de dag met dossiers, blokkades en acties in beeld in plaats van met mailbox en losse lijstjes.
Partijen, checks en productiestappen blijven dichter bij elkaar zodat minder herstelwerk nodig is.
Digitale ondersteuning helpt context sneller terugvinden, samenvatten en voorbereiden, terwijl beoordeling en besluitvorming menselijk blijven.
Veel kantoren beginnen bij de druk die al budget en urgentie heeft: compliance, dossieroverzicht en overdraagbaarheid. Pas daarna wordt bredere workflow en digitale ondersteuning echt waardevol.
De winst zit niet in meer schermen, maar in minder frictie tussen dossier, mens en vervolgstap. Daardoor houden teams beter overzicht en blijft expertise beschikbaar voor beoordeling en kwaliteit.
Relaties, taken, controles en dossiercontext sluiten op elkaar aan, zodat werk sneller door kan naar de volgende stap.
Wanneer de werkvloer onder druk staat, helpt een samenhangende werkplek om rust te bewaren en herstelwerk te beperken.
Doorlooptijd wordt voorspelbaarder wanneer signalen, productie en teamafspraken niet meer over meerdere plekken verspreid zijn.
Begin dossiers met complete context, zodat medewerkers niet opnieuw hoeven te zoeken of over te nemen.
Houd open acties, deadlines, partijen en status zichtbaar in dezelfde flow waarin het werk echt gebeurt.
Breng registratie, output en declaratievoorbereiding dichter naar het dossier, zodat voortgang minder lekt in overdracht.
Laat bronnen, controles en signalen meebewegen met het dossier in plaats van als extra los werk ernaast te bestaan.
Sigillum helpt om voortgang bestuurbaar te maken wanneer vacatures openstaan, dossiers zich opstapelen of tijdelijke vervanging extra druk geeft op het team.
Zie sneller waar dossiers ophopen, waar acties blijven liggen en waar capaciteit beschermd moet worden.
Wanneer context en voortgang helder zijn, wordt tijdelijke ondersteuning gerichter ingezet en minder snel een vaste lapoplossing.
Nieuwe of vervangende collega's stappen makkelijker in wanneer dossierinformatie, signalen en afspraken al in dezelfde flow staan.
Weekstarts en teamoverleggen gaan eerder over keuzes en prioriteiten dan over het terugvinden van losse informatie.
De beste fit ontstaat meestal wanneer werkdruk, overdracht en dossiersturing tegelijk voelbaar zijn. Daarom maken we liever expliciet voor wie Sigillum vaak wel en niet als eerste stap past.
In plaats van een generieke logo-muur laten we liever zien hoe een geloofwaardige case study straks wordt opgebouwd: startsituatie, eerste scope, ervaren effect en pas daarna eventueel een quote of cijferclaim.
Bijvoorbeeld in overdracht, openstaande checks, productie of teamcoordinatie rond dossiers.
Niet alles tegelijk, maar de scope die in de praktijk als eerste het meeste verschil kan maken.
Quote, observatie of cijfer pas zodra een kantoor die inhoud expliciet heeft gevalideerd.
Niet nóg een systeem erbij, maar een werkritme waarmee dossiers weer door kunnen.