De afspraken op papier
U krijgt inzicht in hoe wij uw gegevens verwerken, welke subverwerkers daarbij horen en hoe we met incidenten omgaan. Vraagt uw kantoorbeleid om een DPIA, dan leveren wij de gegevens die u daarvoor nodig hebt.
Veiligheid en compliance
De vragen die u een leverancier hoort te stellen, met onze antwoorden.
Voordat u uw dossiers aan software toevertrouwt, wilt u weten wat de leverancier toezegt, en ook wat nog niet. Op deze pagina staan de onderwerpen die notarissen ons het eerst voorleggen: geheimhouding, de Wwft, privacy, waar de gegevens staan en wat er gebeurt als u ooit vertrekt.
Uw kaders blijven leidend
Waar Sigillum op is ingericht.
Geheimhouding (art. 22 Wna)
Toegang, vastlegging en AI-ondersteuning zijn zo ingericht dat uw geheimhoudingsplicht het
uitgangspunt blijft. Andere kantoren zien uw dossiers niet, en binnen uw kantoor bepaalt de rol wat
iemand mag.
Wwft
U moet kunnen aantonen wat u deed in het cliëntonderzoek. Sigillum legt dat vast; uw oordeel als
poortwachter neemt het niet over.
AVG
Welke gegevens we verwerken, welke subverwerkers er zijn en hoe u vertrekt, bespreken we in het
eerste serieuze gesprek, niet pas bij de livegang.
Wat u van ons mag verwachten voordat u beslist.
Uw normenkader naast onze opzet
De AVG, art. 22 Wna en de Wwft gelden altijd. Gebruikt uw kantoor ook BIO, NIS2, ISO 27001 of NEN 7510 als referentie, dan leggen we onze opzet daarnaast. Een ISO 27001-certificaat heeft Sigillum nog niet; we streven ernaar het bij de eerste oplevering te hebben. Een NEN 7510-certificering hebben we niet.
Waar uw gegevens staan
Sigillum is SaaS: u installeert niets. Vanaf de start van uw kantoor staan uw gegevens in een Nederlands datacenter, bij een Nederlandse hostingpartij. Wie er beheer doet en wat er wordt vastgelegd, laten we u zien.
Controleren, vastleggen en waarschuwen.
Sigillum toont bij het dossier welke controles nog openstaan, legt vast wie wat deed, en houdt passeren tegen zolang een dossier op rood staat. Een AI-voorstel komt nooit vanzelf in een akte. De AI-functies die persoonsgegevens verwerken, staan voor kantoren uit zolang het taalmodel niet aantoonbaar binnen de Europese Economische Ruimte verwerkt.
Uw oordeel overnemen, of iets beloven wat niet is onderbouwd.
Sigillum treedt niet in uw plaats, neemt geen poortwachtersoordeel over en brengt geen rechtsgevolg teweeg. We noemen geen certificering zonder scope en documentatie, en een vraag over dataregie krijgt van ons een concreet antwoord, geen algemene privacytaal.
Drie vragen die in bijna elk eerste gesprek terugkomen.
Waar staan mijn gegevens?
In een Nederlands datacenter, bij een Nederlandse hostingpartij: dat zeggen we toe vanaf de start van uw kantoor. Wat er in de verwerkersovereenkomst over locatie en subverwerkers komt te staan, nemen we met u door.
Wie ziet wat?
Andere kantoren zien uw dossiers niet, en binnen uw kantoor bepaalt de rol wat iemand mag. Cliënten en ketenpartners werken in een apart portaal. Moet iemand van Sigillum meekijken, bijvoorbeeld bij een supportvraag, dan kan dat alleen tijdelijk en met een vastgelegde reden, en uw kantoor krijgt daarvan bericht. Sigillum legt vast wie wanneer inlogde en wat er in het cliëntonderzoek gebeurde.
Wat doet AI wel, en wat nadrukkelijk niet?
AI kan een samenvatting of een concepttekst voorstellen. Een voorstel blijft gemarkeerd tot u het overneemt of afwijst. Het Wwft-oordeel en uw besluit blijven bij u. De AI-functies die persoonsgegevens verwerken, staan voor kantoren uit zolang het taalmodel niet aantoonbaar binnen de Europese Economische Ruimte verwerkt.
Wat gebeurt er met uw dossiers als wij wegvallen, of als u weg wilt?
Omdat u verantwoordelijk bent voor uw protocol, is dat de eerste vraag, nog vóór functies en prijs. Daarom bespreken we deze punten vóór de start, samen met de afspraken over de samenwerking. Een uitgewerkte exitregeling is er nog niet; we streven ernaar die bij de eerste oplevering klaar te hebben.
Wat u van ons als leverancier kunt vragen
Het leveranciersdossier, met de stand van vandaag.
De Gedragscode Informatiebeveiliging Notariaat vraagt u ook eisen te stellen aan uw dienstverleners. Dit kunt u van ons vragen, en zo staat het er vandaag voor.