Staat uw vraag er niet bij?
Stel hem in een gesprek. Dan beantwoorden we hem meteen voor uw eigen kantoor.
Veelgestelde vragen
Vragen die kantoren ons vaak stellen.
Korte antwoorden, met een verwijzing naar de pagina waar het uitgebreider staat. Staat uw vraag er niet bij, neem dan contact op.
Voor welk kantoor is Sigillum bedoeld?
Voor Nederlandse notariskantoren. Een kantoor met meer vestigingen werkt per vestiging, met een eigen werkvoorraad.
Neemt Sigillum het oordeel van de notaris over?
Nee. Sigillum houdt bij, signaleert en bereidt voor. Beoordeling, uitleg aan cliënten, wilscontrole en het besluit om te passeren blijven bij de notaris.
Staat Sigillum op de KNB-lijst van kantoorsystemen?
Nee, nog niet. Sigillum staat niet op de KNB-lijst van kantoorsystemen: daarvoor is CDR- en ECH-certificering nodig, en die hebben wij nog niet. Tot die tijd levert Sigillum niet aan het CDR aan en is het niet het systeem waarin u uw repertorium houdt. Het werk vóór het passeren kan wel in Sigillum.
Kunnen we klein beginnen?
Ja. Wij raden aan te beginnen met het dossieroverzicht en het Wwft-onderzoek. Die vragen geen externe aansluitingen. Akten, stukken en het cliëntportaal kunnen daarna volgen.
Moeten we iets installeren of een server beheren?
Nee. U installeert niets: Sigillum werkt in de browser. Een eigen server voor Sigillum heeft u niet nodig.
Hoe leren onze medewerkers met Sigillum werken?
Elk scherm heeft een hulpknop met uitleg bij dat scherm. Een planning voor de start noemen we pas na de proef met uw eigen gegevens.
Hoe komt de prijs tot stand?
Er is nog geen vaste prijslijst. De prijs hangt af van de onderdelen die u gebruikt, de inrichting die nodig is en het aantal medewerkers. We stellen hem vast samen met de kantoren die vanaf het begin meedoen.
Hoe gaan onze gegevens over uit ons huidige pakket?
U levert een export aan. Wij zetten die om en draaien eerst een proef, waarin u per regel ziet wat er zou gebeuren. Pas na uw akkoord schrijven wij iets definitief weg.
Waar staan onze gegevens?
Wij zeggen toe dat uw dossiers en documenten vanaf de start van uw kantoor in een Nederlands datacenter staan. De verhuizing daarnaartoe loopt nog. Hoe u uw gegevens in een open formaat exporteert, bespreken we vooraf met u.
Kunnen andere kantoren onze dossiers zien?
Nee. Elk kantoor ziet alleen zijn eigen gegevens. Sigillum dwingt die scheiding af bij elke vraag aan de database: zonder gekozen kantoor ziet niemand iets. Cliënten, erfgenamen en ketenpartners werken in een apart portaal en komen niet in uw werkomgeving.
Kan Sigillum zelf in onze dossiers kijken?
Alleen tijdelijk en met een vastgelegde reden, bijvoorbeeld bij een supportvraag. De toegang vervalt na acht uur vanzelf. Uw kantoor krijgt er bericht van: wie, van wanneer tot wanneer en waarom. Een medewerker van Sigillum wordt geen vast lid, eigenaar of beheerder van uw kantoor.
Wat gebeurt er met onze gegevens als we stoppen?
Uw gegevens blijven van u. Hoe u stopt en wat er met uw dossiers gebeurt, bespreken we vooraf met u.
Wat als Sigillum zelf stopt?
Een terechte vraag bij een nieuwe leverancier. Uw gegevens zijn exporteerbaar in een open formaat, dus u kunt ze altijd meenemen. Hoe u uw dossiers veiligstelt als wij zouden stoppen, bespreken we vooraf met u. Een escrowregeling, waarbij een derde partij de broncode bewaart, hebben we nog niet; we streven ernaar die bij de eerste oplevering geregeld te hebben.
Hoe vaak verschijnt er een nieuwe versie?
Elke vier maanden, met wat kantoren vragen en wat de wet en de techniek vragen. Beveiliging gaat voor: elke maand controleren we de beveiliging van het platform, en een beveiligingsupdate brengen we uit zodra hij nodig is, zonder te wachten op de volgende versie.
Hoe is het inloggen beveiligd?
Alle verbindingen zijn versleuteld (HTTPS). Na vijf mislukte pogingen blokkeert Sigillum het account een kwartier. Wie inlogt, gebruikt naast het wachtwoord een code uit een authenticator-app; een gestolen wachtwoord alleen is dus niet genoeg. Wat iemand ziet, hangt af van zijn rol en zijn kantoor.
Kunnen medewerkers verschillende rechten krijgen?
Ja. Wat iemand mag, hangt af van zijn rol: notaris, kandidaat-notaris, medewerker, eigenaar of beheerder. Binnen uw kantoor beheren alleen de notaris, de eigenaar en de beheerder de vestigingen, de medewerkers en de huisstijl.
Heeft Sigillum een ISO 27001- of NEN 7510-certificering?
Nog niet. We streven ernaar het ISO 27001-certificaat bij de eerste oplevering te hebben. Een NEN 7510-certificering hebben we niet. Gebruikt uw kantoor een van die normen als referentie, dan leggen we onze opzet ernaast.
Helpt Sigillum bij de Gedragscode Informatiebeveiliging Notariaat?
Ja. Uw kantoor beoordeelt zichzelf jaarlijks op de maatregelen uit de gedragscode en legt de uitkomst vast in Sigillum.
Gebruikt Sigillum AI?
AI-functies die persoonsgegevens verwerken, staan uit zolang het taalmodel niet aantoonbaar binnen de Europese Economische Ruimte verwerkt. Staat een AI-functie aan, dan doet die een voorstel. Een medewerker of de notaris beslist wat ermee gebeurt.
Welke koppelingen werken al?
Het opvragen bij de KvK en de sanctie- en PEP-screening werken. BRP, Kadaster, CTR, CDR, ECH en gekwalificeerde elektronische ondertekening zijn nog niet aangesloten.
Wat doet Sigillum voor het Wwft-cliëntenonderzoek?
U kiest tussen het vereenvoudigde en het volledige onderzoek en legt het vast in Sigillum. In de risicomatrix legt uw kantoor per aktetype vast wanneer verscherpt onderzoek nodig is; het oordeel blijft bij u. Sigillum laat zien wanneer een onderzoek opnieuw getoetst moet worden.
Kunnen onze cliënten al in het portaal?
Een cliënt kan met een persoonlijke link uit de e-mail een afspraak plannen. Dossierinhoud bekijken, een intake indienen en stukken aanleveren worden mogelijk zodra het voorbereide inloggen met iDIN aanstaat.
Wat ziet u in een demonstratie?
Een fictief kantoor met demonstratiegegevens. We laten de onderdelen zien die bij uw knelpunten horen, met de voorwaarden die erbij gelden. AI-functies staan in de demonstratie uit.
Hoe begint een eerste gesprek?
Via het formulier, per e-mail of telefonisch. Het helpt als u vooraf twee of drie knelpunten uit uw praktijk noemt. Dan stemmen we de demonstratie daarop af.