Waarom Sigillum

Een systeem voor het notariaat van nu: rond het dossier, de cliënt en de keten.

Een deel van de pakketten in het notariaat gaat al dertig tot veertig jaar mee. Ze ontstonden in een tijd zonder cliëntportaal en zonder werken in de browser. Het werk van een kantoor is sindsdien breder geworden: meer akten met minder mensen, een zwaarder cliëntonderzoek en cliënten die online willen meekijken. Hieronder leest u waarom we Sigillum bouwen, waar u op let als u overstappen overweegt, en wat Sigillum daarop te bieden heeft. Wat nog niet klaar is, staat er ook bij.

Wat er veranderd is

Meer werk, minder mensen, hogere eisen.

2.005.071 akten in 2025 Een record: 7% meer dan in 2024, met minder notarissen (KNB, Strategische agenda 2026-2028).
1.181 notarissen, 860 kantoren Op 1 januari 2026. Bijna de helft van de kantoren is een eenmanskantoor (KNB).
10 juli 2027 Dan geldt de Europese antiwitwasverordening (AMLR) rechtstreeks. De KNB noemt de poortwachterstaken nu al "steeds omvangrijker en ingewikkelder" (KNB, Jaarplan 2026).

Ook cliënten veranderen. Ze verwachten steeds vaker online contact, een portaal en digitaal ondertekenen. Tegelijk gebruikt een derde van de recente bezoekers geen enkel digitaal middel (KNB en Motivaction, behoefteonderzoek 2026). Een kantoor heeft daarom een systeem nodig dat het werk rond het dossier lichter maakt en de cliënt laat meekijken, terwijl het kantoor de regie houdt. Cliënten die liever bellen of langskomen, helpt u zoals u gewend bent.

Wat notarissen zelf zeggen

Drie knelpunten met de huidige software.

In februari 2026 verscheen het onderzoek Staat van het Notariaat, uitgevoerd in opdracht van het WODC. Notarissen noemden daarin deze knelpunten bij hun software.

Afhankelijk van één leverancier

"Wat als [de aanbieder] stopt? Dan hebben alle notariskantoren betrokken bij die software een groot probleem," zei een van de geïnterviewden.

Hoge kosten

Notarissen noemen hoge investeringskosten en dure abonnementen.

Een versnipperd geheel

Te veel verschillende systemen naast elkaar, ook om gegevens op te vragen. Daarnaast noemen notarissen de informatiebeveiliging als zorg.

Bron: WODC en Pro Facto, Staat van het Notariaat deel II, eindrapport van 6 februari 2026, paragraaf 4.2 en 4.3.

Overstappen

Waar u op let, en wat Sigillum daarop zegt.

De vragen die een notaris stelt voordat hij overstapt, met per vraag een eerlijk antwoord.

Uw gegevens
Hoe komen mijn dossiers erin?

Het overzetten van gegevens is voor veel kantoren de grootste drempel. U levert een export uit uw huidige pakket aan. Wij zetten die om en draaien eerst een proef. Per regel ziet u wat er wordt aangemaakt, bijgewerkt of overgeslagen, en waar iets niet klopt, met de reden erbij. Een planning noemen we pas daarna. Uw secretariaat hoeft geen gegevens over te typen.
Zo verloopt een overstap
Afhankelijkheid
Zit ik daarna vast?

Uw gegevens blijven van u. Hoe u stopt en wat er met uw dossiers gebeurt, bespreken we vooraf met u. U installeert niets; Sigillum werkt in de browser.
Continuïteit en exit
Veiligheid
Waar staan mijn gegevens, en wie kan erbij?

Vanaf de start van uw kantoor staan uw dossiers en documenten in een Nederlands datacenter, bij een Nederlandse hostingpartij. De verhuizing daarnaartoe loopt nog. Andere kantoren zien uw dossiers niet; toegang loopt per kantoor en per rol. Cliënten, erfgenamen en ketenpartners werken in een apart portaal.
Lees over veiligheid
De keten
Hoe werk ik samen met makelaar, bank en adviseur?

U voegt ze toe aan het dossier. Ze krijgen een eigen statuslink, zonder account, en leveren via die link stukken aan. Ze zien de voortgang, maar niet de inhoud of persoonsgegevens van het dossier. BRP, Kadaster, CTR, CDR en ECH zijn nog niet aangesloten. Sigillum staat nog niet op de KNB-lijst van kantoorsystemen: daarvoor is CDR- en ECH-certificering nodig, en die hebben wij nog niet.
Alle onderdelen
Wwft
Hoe gaat het cliëntonderzoek?

Het cliëntonderzoek zit in hetzelfde systeem als het dossier: vereenvoudigd of volledig, met de hertoetsing op tijd in beeld. Een FIU-melding stelt u op in Sigillum en uploadt u zelf bij de FIU. Software kan structureren, voorinvullen en signaleren. Of een cliëntonderzoek volstaat en of u een transactie meldt, blijft uw oordeel.
Veiligheid en compliance
Kosten
Wat kost het, en wat krijg ik ervoor?

U krijgt één systeem voor dossiers, cliëntonderzoek, akten en het contact met cliënten en ketenpartners. Er is nog geen vaste prijslijst: die stellen we vast samen met de kantoren die vanaf het begin meedoen. Waar de prijs van afhangt, leest u bij aanpak en prijs.
Aanpak en prijs

Meer dan een kantoorsysteem

Sigillum reikt tot buiten uw kantoor.

Een notarieel systeem is van oudsher een systeem voor het kantoor zelf. Sigillum is ook gebouwd voor de mensen buiten het kantoor: uw cliënten, erfgenamen en ketenpartners.

Het portaal op uw eigen website

Op uw eigen website plaatst u het portaal met één element en één scriptregel. Losse onderdelen kan ook, zoals stukken aanleveren of de dossierstatus. Per aktetype bepaalt u of een cliënt online kan starten, en een afschrift vragen cliënten online aan. Een medewerker beoordeelt elk verzoek.

Zelfbediening

Een cliëntportaal in uw huisstijl

Met de kleuren, het logo en de welkomsttekst van uw kantoor, in zeven talen. Zodra het voorbereide inloggen met iDIN aanstaat, ziet de cliënt zijn dossiers, taken en berichten en levert hij stukken aan. Erfgenamen volgen op uitnodiging de afwikkeling van een nalatenschap.

Het cliëntportaal

Uitleg en specialisaties

Uitlegvideo's voor cliënten over het testament, een erfenis en samenleven. Een reeks komt pas beschikbaar na notariële toetsing, en daarna zet uw kantoor hem zelf aan. Daarnaast zijn er op aanvraag modules voor onder meer nalatenschappen, ondernemingsrecht, stichtingen en het agrarisch notariaat.

Specialisaties

Van dezelfde makers

Sigillum staat niet op zichzelf.

Naast Sigillum werken we aan drie producten voor het notariaat en de advocatuur. Het zijn aparte producten met een eigen inlog. Ze wisselen vandaag geen dossiergegevens uit met Sigillum.

NotarisPlatform

Een ledenplatform voor notariskantoren: kennisbank en modelakten, e-learning met registratie van PE-punten, waarneming en opvolging, en collectieve inkoop. Het is geen kantoorsoftware.

notarisplatform.nl

Notarflex

Een besloten platform waarop geverifieerde notariskantoren elkaar helpen door ervaren personeel flexibel uit te wisselen.

notarflex.nl

JurisOffice

Kantoorsoftware voor de Nederlandse advocatuur, met onder meer cliëntonderzoek, derdengelden, conflictcontrole en een cliëntportaal.

jurisoffice.nl

Een systeem dat meegaat

Het notariaat verandert. Sigillum verandert mee.

De komende jaren wordt het notariaat digitaler, worden de regels strenger en doen minder mensen meer werk. Een kantoor dat daarin meegaat, heeft software nodig die zelf ook meegaat. Dit zeggen we u toe.

Elke vier maanden een nieuwe versie

Drie keer per jaar brengen we een nieuwe versie uit, met wat kantoren vragen en wat de wet en de techniek vragen. Sigillum ontwikkelen we de komende jaren actief door.

Beveiliging gaat voor

Elke maand controleren we de beveiliging van het platform. Een beveiligingsupdate wacht niet op de volgende versie: die brengen we uit zodra hij nodig is.

U bepaalt mee wat er komt

Wensen van kantoren gaan niet op een lange lijst. Kantoren die vanaf het begin meedoen, bepalen mee wat er in de volgende versie komt.

Sigillum is nieuw.

Dat zeggen we liever zelf dan dat u het ontdekt. Op deze site staat bij elke functie wat nog een aansluiting of instelling vraagt, en wat nog niet werkt. We zoeken kantoren die vanaf het begin meedoen en meebepalen wat er eerst komt. Lees wat dat voor uw kantoor inhoudt.

Zien hoe het werkt, of eerst uw overstap bespreken?

Plan een demo Bespreek uw overstap