Vragen over publieke site en demo-aanvraag
Voor vragen over privacy en voor inzage-, correctie- of verwijderverzoeken: info@sigillum.nl.
Privacy
Zorgvuldige gegevensverwerking, zonder meer te verzamelen dan nodig.
Versie 17 april 2026. Deze verklaring gaat over www.sigillum.nl, de demo-/contactroute en de formulieren waarmee u een aanvraag bij uw notaris doet. Voor dagelijks gebruik van de beveiligde appomgeving gelden aanvullende product-, beveiligings- en verwerkersafspraken.
Reikwijdte
Deze privacyverklaring gaat over de publieke site en het eerste contact.
Bezoekt u alleen de publieke site of vult u een demo-aanvraag in, dan gaat het om een beperkte set persoonsgegevens voor bereikbaarheid, beveiliging en opvolging van uw vraag.
Gebruikt u de online demo, dan geldt daarnaast de privacyverklaring voor de demo. Benaderen wij uw kantoor, dan staat in de privacyverklaring voor kantoren die wij benaderen wat wij daarvoor bijhouden.
Beperkte technische verwerking
Op de publieke site beperken we verwerking tot technische gegevens die nodig zijn voor veilige weergave, foutanalyse, bescherming tegen misbruik en functionele werking.
Alleen de gegevens die u zelf invult
Bij een demo-aanvraag verwerken we de velden uit het formulier, zoals naam, kantoor, e-mailadres, telefoonnummer, onderwerp, teamcontext en uw toelichting.
Wat u invult voor uw notariskantoor
Concept: een jurist toetst deze tekst nog.
Via deze site kunt u bij een notariskantoor dat met Sigillum werkt online een dossier starten, een afschrift van een akte aanvragen, een afspraak maken of vragen om contact over een (levens)testament. Wat u daarvoor invult, gaat naar het kantoor dat u kiest. Dat kantoor is verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens: het bepaalt wat ermee gebeurt. Sigillum verwerkt ze in opdracht van het kantoor.
Wij gebruiken die gegevens alleen om uw aanvraag bij het kantoor te krijgen en u te laten weten dat dat gelukt is. Hoe lang het kantoor ze bewaart, hoort u van het kantoor. Met vragen over uw dossier kunt u daar terecht.
Uw persoonlijke toegang tot de presentatie
Vraagt u de videopresentatie aan, dan leggen we uw naam, e-mailadres, de naam en plaats van uw kantoor en uw functie vast. Daarmee mailen we u een persoonlijke link en toegangscode, en nemen we daarna eventueel contact met u op over Sigillum. Is uw kantoor al bij ons bekend, dan komt uw toegang onder dat kantoor te staan. De grondslag is uw verzoek; voor de opvolging ons gerechtvaardigd belang bij zakelijk contact.
Op de presentatiesite houden we bij welke onderdelen u opent en wat u invult; hoe ver u een video kijkt alleen als u daar zelf toestemming voor geeft. Meldt u zich op die site af, dan sturen we u niets meer, ook niet als iemand dit formulier opnieuw met uw adres invult. Meer in de privacyverklaring van de presentatiesite.
Gescheiden van deze verklaring
De beveiligde app op app.sigillum.nl kent eigen authenticatie-, kantoor- en sessiecontext. Verwerking binnen productgebruik valt onder aanvullende afspraken, niet alleen onder deze webpagina.
Doeleinden en grondslagen
We verwerken gegevens alleen voor concrete, uitlegbare doelen.
Contact en opvolging
Om uw vraag te beantwoorden, een demo in te plannen of vervolgafspraken te maken. De grondslag is meestal uitvoering van een verzoek voorafgaand aan een mogelijke overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang bij zakelijke opvolging.
Veiligheid en beschikbaarheid
Om misbruik, foutpatronen en verstoringen te detecteren, te beperken en te onderzoeken. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en beschikbare publieke site.
Beheer en verbetering
Om technische werking te monitoren en de publieke site bruikbaar te houden. We proberen dat te doen met zo min mogelijk persoonsgegevens.
Naleving en administratie
Waar nodig bewaren we gegevens voor aantoonbaarheid, incidentopvolging of andere wettelijke verplichtingen die op de site- of contactroute van toepassing zijn.
We bewaren niet meer dan nodig en delen alleen waar dat functioneel of contractueel nodig is.
- Contactverzoeken: Deze termijn stellen we vast vóór ingebruikname van deze site; vraag hem tot die tijd op via de contactpagina.
- Technische en beveiligingslogs: Deze termijn stellen we vast vóór ingebruikname van deze site; vraag hem tot die tijd op via de contactpagina.
- Als leveranciers worden ingezet voor hosting, e-mail of beveiliging, begrenzen we die inzet contractueel en functioneel
- We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken het demoformulier niet voor losse nieuwsbrieven of brede marketinglijsten
U kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering of bezwaar volgens de AVG.
- U kunt verzoeken om inzage in de persoonsgegevens die we van u verwerken
- U kunt vragen om correctie, beperking of verwijdering als gegevens onjuist of niet meer nodig zijn
- U kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die op gerechtvaardigd belang zijn gebaseerd
- U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u vindt dat wij onzorgvuldig handelen
Cookies en lokale opslag
Alleen wat de site nodig heeft om te werken. We volgen u niet en maken geen profiel van u.
Voor de onderdelen hieronder vragen we geen toestemming: zonder deze werkt het formulier niet of raakt u uw ingevulde stap kwijt. We plaatsen geen analytics-, advertentie- of socialemediacookies.
| Naam | Doel | Bewaartermijn | Essentieel |
|---|---|---|---|
sig_office_hint |
Onthoudt welk notariskantoor u heeft gekozen, zodat u dat niet bij elke stap opnieuw hoeft aan te wijzen. | 30 dagen | Ja (functioneel) |
.AspNetCore.Mvc.CookieTempDataProvider |
Draagt uw ingevulde stap mee naar de volgende pagina van het aanvraagformulier. | Tot het einde van uw browsersessie; wordt gewist zodra de volgende pagina hem heeft gelezen. | Ja (functioneel) |
.AspNetCore.Antiforgery.* |
Beschermt de formulieren tegen misbruik vanaf een andere website. | Tot het einde van uw browsersessie | Ja (beveiliging) |
sig.cookie.ack.v1 (lokale opslag) |
Onthoudt dat u de cookiemelding heeft weggeklikt, zodat die niet op elke pagina terugkomt. | Blijft staan tot u de opslag van uw browser wist | Ja (functioneel) |
sig_intern |
Alleen voor medewerkers van Sigillum, en alleen als zij daar zelf om vragen: houdt de bezoeken van hun eigen apparaat buiten de bezoekstatistiek. Bevat alleen de waarde "1". | 400 dagen, of tot u hem weghaalt | Ja (functioneel) |
| Cloudflare Turnstile | Controleert bij het versturen van een formulier of u een mens bent. Cloudflare kan hiervoor zelf gegevens in uw browser plaatsen en uitlezen. | Bepaald door Cloudflare | Ja (misbruikpreventie) |
We tellen bezoeken aan het aanvraagformulier, maar herkennen u niet.
Om te zien waar mensen in het aanvraagformulier afhaken, tellen we per dag hoeveel bezoekers een stap bereiken. Daarvoor rekenen we uw IP-adres, uw browsertype en de datum om tot een onomkeerbare code (SHA-256). Er wordt niets op uw apparaat opgeslagen, uw IP-adres en browsertype verlaten deze server niet, en de code verandert elke dag - herkennen over dagen heen kan dus niet.
We zien welke pagina's worden bekeken, zonder cookie en zonder uw IP-adres te bewaren.
Om de site te verbeteren houden we bij welke pagina's worden bezocht, via welke verwijzing of campagne iemand binnenkwam en met wat voor apparaat en browser. Uw volledige IP-adres slaan we niet op: we rekenen het om tot een code die elke dag verandert. Land, plaats en de organisatie achter het netwerk (bijvoorbeeld een internetprovider) leiden we af uit een bestand op onze eigen server; uw adres gaat daarvoor niet naar een andere partij. Op uw apparaat wordt hiervoor niets opgeslagen.
Het netwerk van een organisatie kan over dagen heen herkenbaar zijn, en we
kunnen zo'n netwerk met de hand koppelen aan een notariskantoor dat al
contact met ons heeft. Opent u een persoonlijke link van ons (met
?k= in het adres) of verstuurt u het demo-, contact- of
presentatieformulier, dan koppelen we uw bezoek van die dag aan uw kantoor.
Bezoekgegevens en die koppelingen bewaren we 90
dagen; daarna blijven alleen totalen per dag over. Een handmatige
netwerkkoppeling blijft staan tot we hem verwijderen. Grondslag:
gerechtvaardigd belang - inzicht in hoe de site wordt gebruikt en welke
kantoren belangstelling hebben.
Wie uw gegevens buiten Sigillum te zien krijgt.
- Onze hostingpartij, voor het draaien van deze site en de beveiligde omgeving erachter.
- Cloudflare (Turnstile), voor de mens-of-bot-controle bij het versturen van een formulier. Grondslag: gerechtvaardigd belang - het weren van geautomatiseerd misbruik. Cloudflare ontvangt daarbij uw IP-adres en technische browsergegevens, niet wat u heeft ingevuld.
- Het notariskantoor dat u zelf kiest, zodra u een aanvraag of afspraak indient. Vanaf dat moment is dat kantoor verantwoordelijk voor wat er met de gegevens in uw dossier gebeurt (in de wet heet dat de verwerkingsverantwoordelijke).
- We verkopen geen persoonsgegevens en plaatsen u niet op marketinglijsten.
Praktische aandachtspunten
Publieke site, demo-aanvraag en appgebruik zijn bewust van elkaar gescheiden.
Daardoor hoeft de publieke privacyverklaring niet te doen alsof zij alle verwerking binnen Sigillum uitputtend beschrijft. Voor productgebruik, kantoorcontext, verwerkersafspraken en aanvullende beveiligingsmaatregelen hoort een aparte uitwerking bij de implementatie.
Geen verborgen marketinglaag
Een demo-aanvraag gebruiken we om te reageren en de demo voor te bereiden, niet om u in een
algemene mailinglijst te zetten.
Subverwerkers moeten bespreekbaar zijn
Hosting, e-mail, beveiliging en andere leveranciers horen transparant en begrensd te zijn zodra
een kantoor de route serieus wil toetsen.
Vragen of verzoeken
Stuur een privacyvraag of verzoek naar info@sigillum.nl.