Uw gegevens als kantoor dat wij benaderen.

Wie verwerkt uw gegevens

Verwerkingsverantwoordelijke is Sigillum, de aanbieder van deze website. De volledige gegevens van de onderneming vraagt u op via de contactpagina.

Vragen en verzoeken: info@sigillum.nl.

Waarom wij dit bijhouden

Om kantoren te benaderen met iets wat bij hen past, en niet vaker dan nodig. Wij doen dat op grond van ons gerechtvaardigd belang: Sigillum aanbieden aan het notariaat. Die afweging hebben wij vastgelegd.

Wij mailen een persoon alleen als die daar toestemming voor gaf, of, bij een kantoor dat een rechtspersoon is (bijvoorbeeld een bv), op zijn zakelijke adres. Een kantoor krijgt hooguit 2 mails per 6 weken. Elke mail zegt waar wij uw gegevens vandaan hebben, en hoe u ervan af komt.

Uit wat wij weten maken wij een inschatting: welke presentatie bij uw kantoor past en hoe warm het contact is. Die inschatting is voor ons eigen werk; er volgt geen besluit uit dat u raakt.

Wat wij vastleggen en waar het vandaan komt

Over het kantoor: naam, vestigingen, adres, algemeen telefoonnummer en e-mailadres, website, KvK-nummer en rechtsvorm, specialisaties, de software of het netwerk dat de site noemt, en nieuws zoals vacatures.

Over de mensen: naam en functie, en, als u die zelf gaf of zakelijk publiceerde, uw zakelijke e-mailadres en telefoonnummer. Verder wanneer wij contact hadden en wat er besproken is.

Bronnen: de website van uw kantoor (gelezen door onze websiteverkenner), de openbare adresgids van de KNB op notaris.nl, het Handelsregister van de KvK en onze eigen gesprekken met u.

Soms een persoonlijke interesse, zoals een sport of een vereniging, maar alleen als u die zelf openbaar maakte (een interview, uw eigen profiel) en altijd met bron en datum. Wij gebruiken die alleen om een gesprek voor te bereiden, nooit in een mail, een presentatie of op onze presentatiesite.

Nooit: iets over gezondheid, geloof, politiek, vakbond, seksuele geaardheid, afkomst of strafrecht. Ook niet als het openbaar is.

Wie de gegevens ziet

Alleen de beheerders van Sigillum. Wij verkopen en delen deze gegevens niet. Om een KvK-nummer te controleren vragen wij het Handelsregister van de KvK. Mails gaan via onze eigen mailserver bij een hostingpartij in de Europese Unie.

AI bij de gespreksnotitie. Na een gesprek kan onze beheerder zijn eigen notitie, of een memo dat hij zelf inspreekt, laten omzetten in tekst en een korte samenvatting. Dat doet een AI-dienst van Scaleway in Frankrijk (Europese Unie), die niets bewaart. De beheerder controleert de samenvatting en legt hem zelf vast. Wij nemen het gesprek met u niet op, en het ingesproken memo wordt direct na het omzetten gewist (wat van een afgebroken opname achterblijft, uiterlijk na een dag).

Bent u uitgenodigd voor onze presentatiesite, dan staat in de privacyverklaring van de presentatiesite wat wij daar bijhouden.

Hoe lang wij bewaren

• Een persoonlijke interesse: 12 maanden na ons laatste contact met u, en meteen als u niet meer benaderd wilt worden of klant wordt.
• Uw zakelijke contactgegevens en notities: zolang er contact is; na 24 maanden zonder contact met u of uw kantoor houden wij alleen uw naam en functie (is uw kantoor klant, dan blijven ze zolang dat zo is). Een oud bestand opnieuw inlezen zet niets terug.
• Wilt u niet meer benaderd worden, dan houden wij na 30 dagen alleen uw naam, de datum en een gehashte code van uw e-mailadres, zodat wij u ook later niet opnieuw benaderen. Zo'n code is een pseudoniem: uw adres staat er niet leesbaar in, maar wie het adres kent kan nagaan of het op de lijst staat. Daarvoor gebruiken wij hem ook, en voor niets anders.
• Laat u uw kantoor verwijderen, dan blijven alleen zulke codes over: van de naam (met de plaats), het KvK-nummer en de e-mailadressen. Een presentatietraject van uw kantoor wordt ontdaan van naam en contactgegevens.
• In ons logboek van wie wat deed (bijvoorbeeld wie een uitnodiging verstuurde) kan uw naam staan. Dat logboek bewaren wij om verantwoording af te leggen; het valt onder zijn eigen bewaartermijn en niet onder een verzoek tot verwijderen.

Wat u kunt vragen

Niet meer benaderd worden: antwoord op een mail van ons met "stop", of mail ons. Dat geldt meteen en zonder uitzondering, ook voor onze presentatiesite en voor een aanvraag via het formulier op onze website.

Inzage: u krijgt een overzicht van alles wat wij over u hebben vastgelegd, met de bronnen. Correctie of verwijderen: van uw eigen gegevens, of van alles over uw kantoor.

U kunt de verwerking laten beperken. Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.